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Entre vos factures, vos courriers, bulletins de paie et papiers administratifs … Vous en avez assez de perdre du temps avec des tâches longues et fastidieuses ?
Vous avez de la chance, ici on vous prodigue tous nos conseils et astuces pour classer et traiter vos papiers de manière efficace et rapide !
1. Pour commencer… Prenez du temps pour ranger !
- Vous avez décidé de mettre de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Le premier classement sera le plus long et le plus fastidieux. Une fois ce premier classement terminé, les autres seront de vraies parties de plaisir.
2. Apprenez à jeter !
Parce que chaque document a une durée de vie, voici un petit récapitulatif pour savoir combien de temps vous pouvez conserver vos différents documents administratifs.
3. Rangez vos papiers au fur et à mesure
Comme pratiquement tout le monde, vous ouvrez sûrement votre courrier à un moment où vous n’avez pas le temps de le classer mais prenez au moins le temps de faire un pré-classement !
En effet, ouvrez-le et faites-en une lecture rapide, ne serait-ce que pour savoir s’il doit être jeté ou s’il mérite d’être conservé. Pour encore plus d’organisation, on vous conseille même d’effectuer un pré-tri à l’aide d’organisateurs de bureau.
- L’organisateur de couloir noir vous servira à ranger les documents qui nécessitent une action de votre part
- Le second de couleur blanc, ceux que vous devez simplement classer.
Vous aurez ainsi fait un premier tri. Vos actions suivantes seront simplifiées et vous gagnerez du temps.
4. Numérisez vos documents un maximum !
Le meilleur moyen de ranger est de ne garder que le strict minimum.
A la lecture du courrier, demandez-vous si sa conservation est nécessaire (cf. le paragraphe « 2.Apprenez à jeter ! »)
A l’heure de l’internet et du dématérialisé, posez–vous la question du format de vos factures. La plupart des sociétés proposent aujourd’hui une version électronique des factures. Sachez que ces documents numériques, conservées sur vos différents comptes clients, ont la même valeur légale que leur version papier.
Sinon, vous avez aussi la possibilité de scanner vos documents dès réception. Un peu plus fastidieux certes, mais votre bureau vous remerciera !
De nouvelles applications mobiles existent d’ailleurs et vous permettent de scanner vos documents en prenant une simple photo !
Pensez également au drive et au cloud, des outils gratuits de stockage en ligne qui vous rendent la vie plus simple. Ainsi, vous avez vos documents partout où que vous alliez !
5. Optez pour le classement électronique !
Pour gagner de la place dans vos placards et dans votre bureau, optez pour le classement électronique.
Mais qu’est-ce que le classement électronique ?
C’est un système de conservation de vos données personnelles (photos, factures, preuve d’achat…) sous un format numérique. Pour quelques euros par mois, vos données seront conservées sur un serveur et accessible par internet.
Cette solution est très sécurisante. En effet, un incendie, un cambriolage ou d’autres circonstances peuvent-vous faire perdre tous vos précieux documents. Il est donc plus prudent de garder vos papiers importants dans deux endroits différents : votre ordinateur et un site externe.
Plusieurs sites sont disponibles pour le classement électronique. Les sites comme Hubic, Dropbox ou encore Digiposte vous permettront d’archiver et de protéger vos documents importants en toute sécurité. Et vous aurez même la possibilité de partager vos documents avec vos proches en leur transmettant un accès sécurisé.
Alors, vous hésitez encore ?
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