Les entrées d’argent sont le « carburant » de l’activité courante de l’entreprise. Pour éviter les « pannes » dans la trésorerie qui font perdre du temps, créent des difficultés et tensions voire engendrent des coûts, il est important de renforcer et piloter son process d’encaissement.
Les conseils de Nabila Meziane, responsable Offres Flux & e-commerce de Caisse d’Epargne, et d’Alexandre Pousse, directeur de programmes Nouveaux Business chez BPCE.
Tout commence avec la facturation
Émettre des factures est une obligation légale dans un certain nombre de cas :
- dès lors que le client est un professionnel ;
- pour toutes les ventes à distance ;
- pour les opérations commerciales intracommunautaires exonérées de TVA ;
- pour les livraisons et prestations des professionnels des métiers suivants : hôtels, pensions de famille, maisons meublées, restaurants, bâtiments et équipements de la maison, garages, entreprises de déménagement, auto-écoles, syndics de copropriété, experts-comptables, prestations topographiques, prestations sanitaires, travaux immobiliers pour les particuliers ;
- si le client en fait la demande.
Les factures doivent être conformes et comporter notamment toutes les mentions obligatoires prévues par la loi. Les commerçants équipés d’un logiciel ou d’un système de caisse qui permettent d’enregistrer extra-comptablement les paiements associés aux ventes et prestations de services réalisées, doivent obtenir une certification de conformité de leur logiciel ou système de caisse.
Alexandre Pousse rappelle qu’« éditer des factures conformes est essentiel pour éviter les litiges avec les contreparties et réduire les risques de sanction ». Les factures non conformes peuvent effectivement coûter cher : une amende de 15 euros par mention inexacte pour chaque facture est susceptible de s’appliquer.
Facturer régulièrement, c’est la première des bonnes pratiques à observer pour consolider sa trésorerie.
Des solutions d’encaissement
diversifiées et adaptées
Des solutions d’encaissements diversifiées et adaptées
Il existe aujourd’hui tout un panel de solutions sécurisées pour encaisser ses clients (ou patients, pour les professionnels de santé) en toutes situations
- En proximité (en boutique, au cabinet…) : les TPE fixes ou mobiles, l’application Tap To Pay ;
- En mobilité (chez le client/patient, sur des salons et foires, sur les marchés…) : avec les TPE mobiles, l’application Tap To Pay ;
- À distance (en B2C et B2B, en e-commerce…) : par prélèvement bancaire, à travers une solution de paiement en ligne adossée à un site e-commerce ou grâce à des liens de paiement sécurisés adressables par mail ou SMS.
Il faut être équipé d’un dispositif d’encaissement multicanal pour offrir à ses clients la possibilité de choisir leur moyen de paiement digital. Cela permet aussi d’accélérer les encaissements en B2B. On s’économise un éventuel travail de relance auprès des clients qui tarderaient à envoyer leur chèque ou à faire leur virement.
Piloter ses encaissements pour optimiser sa trésorerie
La clé de voûte d’une bonne gestion courante, c’est le pilotage des encaissements (et des décaissements). Pour Alexandre Pousse « gérer ses factures clients, prévoir des relances, effectuer un rapprochement régulier entre les factures et les transactions bancaires, c’est indispensable pour connaître sa situation de trésorerie à date et la projeter dans les semaines à venir » pour éviter les « trous » de trésorerie ou au contraire procéder au placement des excédents.
Parmi les dispositions à prendre, on peut évoquer l’affacturage ou les cessions Dailly.
N’hésitez pas à évoquer les questions d’optimisation des encaissements avec votre chargé d’affaires de proximité. Il saura vous informer et vous conseiller pour faire les choix les mieux adaptés à votre activité, à votre typologie de clientèle et à vos projets.
L’offre Gestion de factures, la solution pour un pilotage efficace de la trésorerie
La solution Gestion de factures permet d’émettre des devis et des factures conformes, de suivre les dates d’encaissement et de prévoir des relances. Elle propose d’ajouter un lien de paiement sécurisé à chaque facture émise pour simplifier et fluidifier les encaissements.
C’est aussi un outil essentiel à la gestion de son activité, car elle permet d’effectuer un rapprochement entre ses factures et ses transactions bancaires, pour avoir en permanence une vision actualisée de l’état de la trésorerie. Elle simplifie également la communication avec le cabinet comptable grâce à la transmission automatique des écritures comptables liées à sa facturation(1).
Cette solution est accessible depuis votre Espace Banque à distance via une offre Découverte gratuite (2).
Caisse d'Epargne
Communication à caractère publicitaire et sans valeur contractuelle.
Article rédigé en avril 2024, sous réserve de la législation en vigueur.
Coût de la connexion Internet selon votre opérateur.
(1) SAS IPT TECHNOLOGIE « IPaidThat », société du Groupe BPCE, est une société par actions simplifiées au capital social de 4 215,50 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rennes, sous le numéro 829 997 451, dont le siège social est situé Avenue d’Alphasis – Espace Performance 35760 Saint Grégoire, France. Les fonctionnalités “Synchronisation des comptes externes”, “Lien d’encaissement client” et “Paiement fournisseur” disponibles dans le service gestion de factures, s’appuient sur les services d’information sur les comptes et d’initiation de paiement de Perspecteev (sous le nom de Bridge) ainsi que sur le service d’information sur les comptes de Powens, fournis par ces deux établissements de paiement aux clients des Caisse d’Épargne. Perspecteev, SAS au capital social de 759 916,80 euros, immatriculée au RCS de Paris, sous le numéro 529196 313. Siège social : 4 rue de la Pierre Levée – 75011 Paris. Powens , SAS au capital social de 38 674,20 euros, inscrite au RCS de Paris sous le numéro 749 867 206. Siège social : 84 rue Beaubourg, 75003. Perspecteev et Powens sont des établissements de paiement agréés en France, contrôlés et supervisés par l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution.
(2) Le service Gestion de factures comporte 5 niveaux de service avec une tarification associée, selon les conditions tarifaires en vigueur. Le premier niveau de service est gratuit (hors coût du fournisseur d’accès à internet). Pour accéder au service, il convient d’être équipé d’un service de banque à distance auprès de l’établissement (DEI Pro, CEnet Comptes ou CEnet Remises), destiné aux clientèles professionnelles, d’un compte courant professionnel et d’avoir une connexion à internet.
Les conditions contractuelles et tarifaires du service Gestion de factures sont décrites dans les conditions générales du service de banque à distance et dans la brochure tarifaire applicables au client, disponibles sur le site Caisse d’Épargne ou auprès d’un conseiller.
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